Zeitmanagement und Effizienz sind entscheidend für alle, die im beratenden oder therapeutischen Bereich arbeiten. Automatisierungen bieten eine mächtige Möglichkeit, Routineaufgaben zu vereinfachen, damit du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst: deine Klienten oder dein Business. In diesem Artikel zeigen wir dir die besten Automatisierungsideen und Apps für dein iPhone 15, um effizienter zu arbeiten.
Warum Automatisierungen so wichtig sind
Automatisierung ist nicht nur ein Schlagwort, sondern eine echte Chance, den Alltag effizienter zu gestalten. Gerade für Lebensberater, Coaches und Therapeuten können einfache Tools dazu beitragen, administrative Aufgaben schneller zu bewältigen, ohne dabei die menschliche Note zu verlieren. Automatisierungen bieten konkrete Vorteile: Zeitersparnis, Reduzierung von Stress bei Routineaufgaben, und die Möglichkeit, sich mehr auf die Klientenarbeit zu konzentrieren. Die folgenden Automatisierungsideen helfen dabei, einen großen Teil der Routineaufgaben auszulagern und intelligent zu gestalten.
1. Siri Shortcuts in Kombination mit ChatGPT
Mit Siri Shortcuts können auf dem iPhone 15 einfache und sehr hilfreiche Automatisierungen erstellt werden. Du könntest beispielsweise eine Routine erstellen, bei der Siri eine Frage direkt an ChatGPT weiterleitet – etwa zur Vorbereitung von Klientensitzungen oder um eine Meditation für einen gestressten Klienten auszuarbeiten. Diese einfache Möglichkeit, Informationen zu erhalten oder Aufgaben vorzubereiten, kann deinen Arbeitsalltag effizienter und produktiver machen.
Ein Beispiel wäre ein Shortcut wie: „Hey Siri, frage ChatGPT nach Ideen zur Verbesserung der Work-Life-Balance für einen Klienten.“ Dieser Shortcut leitet die Anfrage an ChatGPT weiter, das dir daraufhin eine Liste von hilfreichen Vorschlägen zur Verfügung stellt.
2. IFTTT für erweiterte Automatisierungen
IFTTT (If This Then That) ermöglicht dir die Verbindung deines iPhones mit zahlreichen anderen Diensten. Als Coach oder Therapeut könntest du damit Automatisierungen wie „Wenn ich eine Kalendereinladung für eine Sitzung erhalte, erstelle automatisch eine Notiz mit den Details in meiner Notiz-App“ nutzen. Das bedeutet, dass du weniger Zeit mit organisatorischen Aufgaben verbringst und diese Energie stattdessen in deine Klienten investieren kannst.
IFTTT bietet eine große Anzahl an Verknüpfungen und ermöglicht es dir, viele Alltagsabläufe automatisch zu gestalten – zum Beispiel die Wettervorhersage, Erinnerung an deine eigenen Sitzungen oder das Erfassen von Reflexionen für dich selbst. Weitere Beispiele wären: das automatische Speichern von Meeting-Notizen in Google Drive, das Einschalten von Smart-Home-Lichtern basierend auf deinem Kalender oder das Versenden von Willkommensnachrichten an neue Klienten per E-Mail.
3. Pushcut: Kontextbasierte Benachrichtigungen und Trigger
Mit Pushcut kannst du kontextbezogene Automatisierungen und Benachrichtigungen erstellen. Dies ist besonders nützlich, wenn du Erinnerungen brauchst, die speziell auf deine aktuelle Situation zugeschnitten sind – wie eine Benachrichtigung, die dich daran erinnert, nach einer Sitzung eine kurze Nachbereitung zu machen. Pushcut kann auch mit Apples Kurzbefehlen integriert werden, um dich z.B. während einer Autofahrt (natürlich als Beifahrer) an bevorstehende Meetings zu erinnern.
4. Focus Mode Automatisierungen für besseres Arbeiten
Der Focus Mode auf deinem iPhone 15 ist ideal, um sicherzustellen, dass du dich in bestimmten Phasen deines Arbeitstages besser konzentrieren kannst. Du könntest Automatisierungen erstellen, die dir helfen, Ablenkungen zu minimieren. Wenn du den Fokusmodus „Arbeit“ aktivierst, könnte gleichzeitig eine Zusammenfassung der wichtigsten Aufgaben für den Tag von mir erstellt werden, die du auf deinem Startbildschirm sehen kannst.
Der Fokusmodus „Entspannung“ hingegen könnte automatisch eine geführte Meditation aktivieren, die mit mir zusammen entwickelt wurde – zum Beispiel als Vorbereitung auf den Feierabend oder als kleines Ritual nach einer anstrengenden Sitzung.
5. HomeKit und smarte Geräte integrieren
HomeKit ermöglicht die Steuerung von Smart-Home-Geräten. Wenn du diese Technologie nutzt, könntest du auch deinen Arbeitsbereich automatisieren – etwa das Licht und die Temperatur anpassen, wenn du in den Arbeitsmodus wechselst. Zum Beispiel könnte eine HomeKit-Automatisierung Licht dimmen und beruhigende Musik abspielen, während du dich auf eine Hypnotherapiesitzung vorbereitest.
6. Automatisierte Berichte und Journale
Wenn du als Therapeut oder Berater die App Health oder andere Tracking-Tools nutzt, könntest du die Daten für Klienten in regelmäßigen Berichten automatisieren. Diese Berichte könnten dir helfen, Fortschritte der Klienten besser zu verstehen oder Trends zu identifizieren, die Einfluss auf deine Therapiearbeit haben.
Auch einfache Journaleinträge lassen sich automatisieren: Am Ende des Tages eine Frage zu bekommen, wie „Was war dein Highlight heute?“, könnte dir selbst und deinen Klienten helfen, die positiven Aspekte des Tages mehr in den Fokus zu rücken.
7. GoodTask und erweitertes Aufgabenmanagement
GoodTask ist eine leistungsfähige Erweiterung der iOS-eigenen Erinnerungen-App, die dir erlaubt, komplexe Regeln für deine Aufgaben zu definieren. Du kannst es nutzen, um anstehende Aufgaben zu strukturieren und Erinnerungen an wichtige, sich wiederholende Aufgaben zu erstellen. In Kombination mit ChatGPT könntest du dir regelmäßig Überblicke zu deinen To-Dos erstellen lassen und Tipps erhalten, wie du sie priorisieren kannst.
Fazit: Automatisiere deinen Alltag, um dich auf das Wesentliche zu konzentrieren
Automatisierung bedeutet nicht, die persönliche Note in der Arbeit mit Klienten zu verlieren. Vielmehr ermöglicht sie es dir, mit den verfügbaren Ressourcen klüger umzugehen, Stress zu reduzieren und mehr Energie für die direkte Arbeit mit Klienten zu haben. So kannst du nicht nur produktiver sein, sondern auch deine eigene Lebensqualität als Berater verbessern. Als Lebensberater, Coach oder Therapeut kannst du durch Automatisierungen nicht nur deinen Arbeitsalltag erleichtern, sondern auch sicherstellen, dass du für deine Klienten mehr präsent bist – weil du dich von Routinen entlastest und deine Energie auf das Wesentliche fokussierst.